现代商务秘书素质要求及培养

现代商务秘书素质要求及培养

现代的商务秘书必须拥有各种技能，唯有符合各种要求才能成为合格的商务秘书。小编整理了有关现代商务秘书的资料，欢迎阅读学习。

[摘要] 商务秘书具有一般秘书的共性，但也具有本身的特点。商务秘书的素质能力包括学习能力、创新能力、应变能力、数据处理能力、经济管理能力、团队合作等。可以从四个方面对商务秘书的素质能力进行培养。

[关键词] 商务秘书 素质 培养

随着社会发展，秘书职业分工的细化，出现了不同行业的专门秘书。不同的秘书有其共性，但也有其特性。本文将从商务秘书的涵义入手，分析商务秘书的能力素质要求及培养模式。

一、商务秘书涵义

1.国内外秘书学界关于“秘书”的定义

(1)秘书，在我国主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。

(2)秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手，主要职责是协助决策，承办业务，摘好行政工作。

(3)秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。

(4)秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她(他)掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的贵任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断力，并在给予的权力范围内做出决定。

(5)秘书是指具有熟练的办公室工作能力，不需上级教促即能主动负贵，积极进取、干练果断，能在授权范围内做出正确决定的经理助手。

2.尽管定义不尽相同，但一般都包括以下涵义：

(1)秘书是组织中为领导者协助管理的助手，即秘书的辅助功能。

(2)秘书是组织中具有有限权限的管理者，即秘书的执行功能。

(3)秘书必须具有一定文书处理、办公技巧，即秘书的专业性。

商务秘书是指在工商企业中从事秘书工作的专业秘书。由于工商企业是以利润最大化为目标的，性质上与国家机关单位、行政、党团不同。商务秘书面临的环境有其自身特点，因此对商务秘书的素质要求也有自身的特点，例如商务秘书更强调平等合作，商务秘书面临更多的商业数据处理等。

　　二、商务秘书的素质要求

与其他行业秘书比较，商务秘书处于商业环境之中，商业环境具有多样性、营利性、易变性和时代性等特点，这对其能力素质提出了更高的要求。 要想成为一名合格的商务秘书必需具备良好的心理素质和创新能力、较高的学习应变能力、良好的知识结构、快速处理信息能力、较强的合作能力和人际交往能力。

1.良好的心理素质和创新能力。商业创新是企业生存和发展的关键。人是否具有创新意识、创新能力，是决定企业能否实现经营理念创新、科技创新、管理创新的前提。商务秘书必须时刻保持求新创新的精神状态，在固有模式中努力出新招、创新意，如将繁琐的办文程序简化，以多媒体手段管理文档等，就会使秘书工作的效率不断提高、方法不断出新。经济创新的丰富内涵和企业工作的快节奏，以及秘书工作服务性协调性强的特点，要求企业秘书必须具备良好的心理素质。

2.较强的学习应变能力。商业环境是易变的，新情况时有出现、新知识层出不穷，商务秘书应具有超强的学习能力以适应新的情况。这种学习能力具有以下特点：一是强调自主学习;二是强调持久的、终身的学习;三是强调“工作学习化，学习工作化”;四是强调“双环学习”;五是强调学会学习;六是强调学后有新行为;七是强调组织学习。商务秘书要对各种巨大变革的突发事件具有应变能力，以适应商业环境的多变性。

3.良好的知识结构。商务秘书面临处理行政、经济、法律、商务谈判、市场营销、商业调查等中信息和情况的要求，从而对其知识结构提出了更高要求。从商务秘书的各种结构来看，必须要具有文、工、商、农和行政、技术、管理、公关等方面的专业人才;从秘书知识要求来看，必须要具有法律学、市场学、价格学、预测学、消费心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹学控制论、现代企业管理及计算机和网络技术应用等知识。我国加人世贸组织后，对我国各行各业人员的英语水平要求大大提高。商务秘书都要掌握英语，这是全球多边贸易的基本要求。

4.较高的信息处理能力。商务秘书要加工处理各种商务信息，要对商务数据进行迅速处理为领导提供帮助。这要求商务秘书能熟练应用各种工具、方法提高处理信息能力。例如，随着电子商务的飞速发展及外国跨国公司的大量涌人，企业间的合作与竞争将更多地通过电子商务手段解决，无纸办公、无纸贸易将成为现实。同时，每一个办公室中的秘书面临的都是与领导等同的网络信息资源。

5.合作精神和人际交往能力。商业活动本质是平等的自愿基础上的交易，需要参与方的`合作才能实现。商务秘书应具有合作精神，结成创新团队进行工作。社会分工越来越细，经济、社会交往的范围越来越大。信息获取、经济运作、科学研究以至生活质量的提高都离不开与他人的交往。学会合作也是商务秘书的一项重要能力素质。商务秘书的职业特点，使商务秘书处于各种矛盾、各种关系的中心，特别要求秘书注意建立良好的人际关系，是自己融入组织环境之中。

　　三、商务秘书的素质培养

为了培养商务秘书必需的基本素质能力，应着重从以下几方面入手：

1.实施信息培训制度。必须制定并实施严格的信息素质培训制度，强调针对性、实用性和先进性，加大对商务秘书进行职业素质培训的力度，增强各种应用、处理信息的能力。

2.进行自我教育，更新知识。没有知识的更新，很难实现工作的创新，一方面组织单位要为秘书的自学和脱产深造创造条件，努力扩大秘书的知识面，使他们不仅熟悉本专业的基本知识，将现代管理理念运用到实践中，运用现代管理方法和现代化管理技术开展管理和辅助管理。

3.培育创新思维。秘书工作同其他工作一样，也有创新问题，无创新就无发展，无创新思维就无创新工作。秘书人员要在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上，充分发挥自己的主观能动性，积极开动脑筋，对工作任务、工作目标、工作方法有自己独立的思想和语言。

4.加强业务培训，提高工作水平。业务培训有岗前培训、参加管理研讨班、经验交流等多种形式，目的都是通过理论学习、经验交流，提高秘书的工作能力。

参考文献：

[1]杨蓓蕾:现代秘书工作引导[M].上海：同济大学出版社.2007年

[2]陆瑜芳:秘书学概论[M].上海：复旦大学出版社.2005年