浅议高校行政办公人员的基本素质及发展

 

办公电话的接听、接待来访人员的咨询、办公用品的采买、学院通知的传达、学院教师的一些福利核算、医药费的报销、学生档案的整理、教师住房档案的整理等等。这些细小的事情哪一件都算不上重大，可是哪一件又都十分重要，因为正是这些小事情细细密密地组成了行政工作，也正是这些小事情编织成了老师和学生的日常生活。基于对这些认识，并根据亲身体会和总结，笔者认为，认真对待工作，热情对待服务对象，这是行政人员必须坚守的工作原则。认真、耐心、热情、真诚，这是几个非常常见的词汇，可是当你仔细揣摩、用心思考、努力实践之后，你会发现这是几个看似普通实则不普通的词语，这几个词充满了魅力，这几个词通向快乐、甚至可以毫不过分的说，这几个词能引领出全社会的文明与和谐。

 

对于高校行政工作岗位，我认为在形式上是归属行政，可在本质上应该具有一种服务的内核，为领导、为教师、为学生、为所有走进办公室的人员服务。而在服务的过程中，仔细和认真当然是最基本的，因为行政人员的一点小小疏忽就会给老师和学生带来很大的麻烦，比如报税时一个数字的误写，老师的收入就会因此受到影响。比如回答学生的咨询，如果说得不够详细甚至传达出的是错误的信息，那么就可能会影响和耽误一些事情。当然，这只是很小的两个小例子，而且这些错误的反馈可能不会非常迅速和明显，可是从这些小事情慢慢传递出的信息具有相当的负面效果，受到影响的人会因此逐渐改变对高校行政人员的看法，不信任的态度也会渐渐增强，高校办公室工作人员不认真不负责的名声会逐渐渗入社会，学校的声誉因此会受到影响，考生报考时也许就会有个声音传出“据说，那个学校怎样怎样”，也许有人说，这么分析是否显得多虑了，我却认为，更严重的后果还有，人们会继续说，连高等学府都是这样，这个社会真的是世风日下、道德缺失严重。由此一来，我们全社会都在倡导的和谐与文明实在是难以找寻，让人对未来失去信心。

 

还有一件令笔者印象很深刻的事，曾经有位韩国留学生非常不解而且带着些许气愤的问我，为什么在中国那些售卖窗口的服务员找钱给他的时候常常是单手甩给他，而不是向他们国家那样双手递给他，他们很生气吗？只是这样一个小小的动作，可是带给别人的不愉悦感受就会那么强烈，甚至引发一名外国人对我们整个国民素质的质疑，见微知著，我想这值得我们反思。还有件让我非常难忘的事情，我去学校办公楼某个办公室询问事情，刚推开门，里边的老师首先对我露出了和善的笑容，那笑容太温暖了，让人倍感亲切，甚至让我觉得这位老师似曾相识，当时我对那个部门的好感与信任马上就上升了一个等级，我相信这种感觉与反应应该不会是我自己才有，应该是我们大家的一种共通的感受。有了这些经历之后，我更加坚定地认为，对待走进办公室里的人要热情、真诚，这应该是行政办公人员努力做到的另一个准则。想想高校的大学老师们，他们的时间比较自由，经常都在各忙各的事情，独来独往的时候居多。但既然人是一种群居动物，那么大学老师也希望自己有一种归属感，大学老师同样需要找到和自己类似的一群人经常交流联络，这就是为什么在课前课后，老师们常常会到学院办公室里随便聊聊的原因。作为办公室人员如果能帮助老师们营造出一片轻松愉悦的氛围，那么对老师们因工作而产生的紧张心理的调适和愉悦心情的保持都会起到一定的正面影响，同时也能增进老师之间的友谊、增强学院内部的凝聚力，况且这同样也是令行政人员非常快乐的事情，大家何乐而不为呢。同样，对走进办公室的学生以及外来人员，如果行政人员能够把微笑挂在脸上，让真诚焕发出光彩，用心帮他们解决问题，那样，每个从办公室走出的人都会带走一份温暖、一份满意，而且他们那种愉悦将继续在他们的圈子里流转，最终会散播的越来越远，这的确也是一件惠泽久远的好事，我相信这也一定会为我们社会的文明与和谐做出贡献。

 

1.2 高校行政人员业务能力的培养 办公室工作随着时代的发展与进步也逐渐走上正轨，成为一项专业性很强的工作，人员的业务能力也需要与时俱进，逐步提高。作为一个综合性的部门，办公室人员至少要在以下几个方面努力提高自己的业务水平。一是公文写作能力。了解不同类型的公文格式，掌握一定的公文写作技巧，能比较熟练地进行公文写作，这是对一名合格的办公室行政人员的基本要求。二是档案管理能力。收发各类文件和平时工作中材料的积累是学院办公室工作任务之一。各类上级来文和下发文件都需要及时分门别类，进行归档整理，以方便需要时查阅。同时，学院的有关材料，如历年学院的获奖情况、学院的个人奖惩情况等，办公室行政人员都要及时了解信息，要做到合理取舍，进行归档整理。三是公关礼仪知识。接待是每个办公室人员都要碰到的工作，如何热情周到同时又耐心细致地做好接待是一门学问，所以公关礼仪知识的学习非常重要。合适得当的接待不仅展现了办公室工作人员良好的素质，同时也是学校形象和精神面貌的展现。

 

2 如何提高高校行政人员的素质在我们现代社会中，每个人的职业生涯都如逆水行舟，不进则退。高校行政人员同样如此，在具备了基本素质的前提下，如何不断提高素质，促进办公室人员能力的发展，这是值得我们思考的重要议题。笔者认为这种成长过程是个体与环境积极主动的互动过程，是内外诸因素综合影响并发挥作用的过程。

 

2.1 树立终生学习的理念 内因是变化的根据，每个人能否成长，关键取决于个人的自主意识“，内在进取”“、自我更新”，是促进成长的根本。法国成人教育家保罗·郎格朗在 1970 年出版的《终生教育导论》中对终身教育作了进一步说明，他指出“：教育和训练的过程并不随学校学习的结束而结束，而是应该贯穿于生命的全过程。这是使每个人在个性的各方面———身体的、智力的、情感的、社会交往的方面，总之，在创造性方面———最充分地利用其禀赋和能力的必不可少的条件。”他认为“：必须把教育看作是贯穿于人的整个一生与人的发展各个阶段的持续不断的过程。”办公室人员素质成长是行政人员自身需要不断发展的一个部分，作为一个必须不断发展、寻求终生教育的人来说，办公室工作发展的需要与个人本身素质提高的需要相辅相成，和谐统一。每个办公室人员必须意识到知识更新换代的必要性，树立终生学习的理念，有意识地选择内容进行系统的学习研究，不断提高自身的素质。

 

2.2 学校要加强针对性的培训 外因是变化的条件，学校要侧重于通过针对性的培训，为办公室人员的成长创造良好的平台。学校领导要深刻认识到办公室工作既具有综合性又具有专业性的特征。需要办公室人员不仅要具有横向广博的知识面，更要有纵向深厚的专门业务知识的功底。在社会现代化水平日渐增高的今天，尤其身处在高校这样一个高科技、知识密集型组织中，办公室的管理方法和手段也在不断地更新和提高，只有不断地汲取新知识、新技术的营养，做到“知识新、头脑灵、思路清、专业精、手脚勤”，才能充分发挥办公室的功能和作用。所以学校应该制订周密的培训计划，安排合适的培训，积极实施培训措施，切实提高办公室人员的素质能力。