浅谈企业采购管理创新

浅谈企业采购管理创新

【摘要】生产制造企业，采购管理创新焦点应放在物资集中采购、采购过程的精细化管理和对采购过程的信息化建设。同时为了降低制造企业物资采购成本，应通过尝试一系列方式、方法、手段的使用，实现采购管理创新。首先要有一个具有创新思想的领导和组织;优化交付绩效;降低采购成本;提高采购质量;提高采购灵活性和应急响应能力;降低商务风险;实现采购商务过程的电子化和透明化。

【关键词】采购模式;采购管理创新;降低采购成本;提高采购效率

目前，越来越多的企业意识到采购在企业核心竞争力中的重要地位，一个企业的成功和发展离不开采购的管理，要想在企业的发展道路上长久不衰，更离不开对采购管理的提升和创新。但同时，由于采购作为一个经济敏感行业，更离不开合法合规的限制和管理，难免会有企业对采购的创新畏首畏尾。

为有效克服制造型企业物资采购成本逐年增高、并顺利解决目前采购工作中存在的各种问题，对各类物资采购模式进行分析和总结，进而摸索以找到适用于制造型企业生产制造需求和采购物资特性相适应的采购模式，对于生产制造企业，采购管理创新焦点应放在物资集中采购、采购过程的精细化管理和对采购过程的信息化建设。同时，为了降低制造企业物资采购成本，应通过尝试一系列方式、方法、手段的使用，实现采购管理创新。包括：要有一个具有创新思想的领导和组织;采购管理机制创新，提高采购效率。

一、首先要有一个具有创新思想的领导和组织

要想创新，主管领导首先要解放思想，当说到要将组织改革变成更富有创造性的时候，通常指的是此组织领导要具备激发员工创新的能力。能引导和激励组织，把新的采购管理要素，如新的采购方法、新的管理手段、新的管理模式等要素组合引入企业采购管理和实施系统。同时，以更有效地实现组织采购活动。组织时刻具备创新理念，也就是具备随时思考出奇制胜方法的能力和习惯，一方面在采购过程中要有新方式方法，如开发新的供货渠道或选择更具有竞争力的供应商;另一方面以提高采购工作的质量和效率，从而使企业立于不败之地。

二、采购管理机制创新，提高采购效率

无论什么样的采购管理模式，万变不离其宗，离不开以下要素：优化交付绩效;降低采购成本;提高采购质量;提高采购灵活性和应急响应能力;降低商务风险，实现采购商务过程的电子化和透明化。以下分别简述采购管理模式及相应的创新思路。

1.优化交付绩效

把采购流程细分，采购责任细分，对每一环节节点设置完成考核时间，采购过程主要包括以下环节：接收采购计划、制定采购策略、发出询价函、货比三家、议价、推荐供应商、拟制评审合同、合同审批、签订合同、到货验收、货款结算。结合采购需求要求完成时间，结合每种物资的采购特性，确定各环节的预计完成时间，并全程通过信息化手段进行监测，对结果进行考核，设置为采购人员工作绩效的关键绩效考核指标，如果奖惩力度太小，难以引起采购人员重视，建议加大绩效奖金的所占工资额度比例。如，绩效奖金至少占到采购人员工资总额的50%或更多，或者通过产值法设置采购人员的绩效奖励，让采购交付成为采购人员工资收入的决定因素，进而督促和提高交付绩效。

2.降低采购成本

所有制造企业经营离不开采购成本与价格的管控，大家一提到降低采购成本，很多企业直接通过压低供应商的供货价格，通过制定合作要求，督促供应商每年降价，以至于把供应商逼得退无可退，进而影响供应商的服务和支持，严重的会影响供货质量。所以作为采购管理者和执行者，应该大胆的创新，开拓思路。如：对于一些快销标准商用物資，可以通过降低库存，通过合理数据分析，是企业做到产、供、销数量和规模一致，进而提高企业物资库存周转率，降低企业供应链运营的成本。自然降低价格也就不成核心问题了。

降低成本，有时候表现出来的不只是降低价格，有时候，提高价格，对企业来说也是降低了成本。如：在生产过程中，对一些进口电子元器件属于产品的关键器件，需求量极小，采购周期长，且对其质量要求极高，在生产过程中，存在着影响生产延期的风险，对此类瓶颈物资，通过提高价格，缩短供货周期，提高供货质量，对企业来说，就是隐性的降低了生产成本。

3.提高采购质量

关于供应商的供货质量管理，对于制造企业来说，关键是思考：如何从根本上解决供应商供货存在的`质量问题，而不是一事一议，一棵树上吊死。如何从全面的系统地来实施供货质量管理，实现全方位的管控供应商的供货质量，通过与供应商建立战略合作关系的模式，对供应商的生产制造过程的质量进行监督管理;通过定期或不定期的监督和检查，对实现对供应商质量能力管理和对供应商质量绩效管理;结合各制造企业对所需物资的质量要求，对供应商进行辅导，从根本上改善供应商的供货质量。这是值得所有制造企业学习和借鉴的良好实践，特别是对供应商的审核和辅导这两个方面，应该贯穿于对供应商资质审核、批准、质量能力提升和质量绩效管理的全过程中。

4.提高采购灵活性和应急响应能力

为了防止采购物资到货延期给公司造成重大危机，做到提前预防、减少影响时间并保证按约定交车，提高采购灵活性和应急响应能力，是增强企业核心竞争力必备条件。

(1)建立安全库存

公司根据生产所需物资特性、稀缺程度、供应难度和供应商的流动运输方式及周期，建立合理的库存量和最低库存量，以保证生产顺利进行。或与供应商建立战略合作伙伴关系，请供应商做部分库存，以缓解供应周期过长的影响。

(2)建立完善的供应商体系

公司应尽量避免，独家供货的形式，建议每类物资至少应3家以上供应商，以避免一家供应商出现问题，物资供应不上的断顿情况，在采购过程中，可以执行A、B点分配供应。

(3)对瓶颈物资做好替代方案

当出现供应商交付物资延期时、采购的物资达不到生产制造需求的要求、或所需物料出现异常而无法到货时，在不影响生产制造的前提下，及时采取物料替换措施，或用类似相近物料进行替代，并标明时限及时进行更换。

(4)建立采购“绿色通道”

按照正常采购程序，时间上不能满足需求进度要求的，可以进行紧急采购。紧急采购应先办理书面申请报告或口头报告(在特别紧急情况时)，说明紧急情况，按照采购管理权限报授权人批准后实施，在采购完成应补办相应的手续。

5.降低商务风险

(1)严格挑选和聘用采购人员

企业的竞争，总体还是归为人才的竞争，同样，人在采购工作成功与否起着决定因素。随着采购在企业经营中重要性提高，采购的复杂性也日益上升。这就要求采购人员必须具备与所从事采购工作发展要求相适应的素质和能力，并通过专业化的培训和学习，达到甚至超过与企业要求相适应的能力和水平。选好人，相当于在企业内部又增加了一道防火墙。

①品德方面：采购工作虽说有一定的法律法规约束，但在实际过程中没有固定规则可循，加上采购行为稽查困难，使得采购工作全凭采购人员的责任心和自觉性。因此，思想觉悟高、高度责任心、廉洁从业是每一个采购员所应具备的基本素质，同时，选择和聘任采购人员必备的最重要的素质，只有思想品德高尚，才能做到大公无私、克己奉公，处处为企业发展大局着想。

②专业知识和技能：采购人员所具备的个人素质与能力及采购专业知识等方面，采购人员应该具备较高的分析能力、预测能力、表达能力和专业知识水平;商务谈判能力是采购人员需要通过培训和实践而必须掌握的一项能力。采购是一项职业素养要求很高的工作，这就要求采购员能灵活应对和处理采购过程中出现的一切问题，应具备的基本工作能力也相当的多样化，如此，相信采购人员在工作中就能以不变应万变，去应对多变发展的采购工作。

(2)严格管控采购过程

将采购活动梳理出關键的控制环节，对采购活动的关键环节必须经过审批。在采购执行过程中市场调查、询价比价、讨价还价的采购过程中形成的记录和文件都必须按规定进行存档。供应商管理和合同管理，更是采购管理的关键，所以只能加强，不能放松。采购过程中，除了通过对货物验收、质量检验，监督采购活动成果之外，公司应该从行政监督检查方面，另设监察审计部门进行重点监控，定期进行审计和监察，给采购执行以威慑的作用。使所有采购活动都在双层监督之下，及时发现采购人员的任何不法举动，给采购人员以压力，使他不敢也不会做出违规违纪的活动。

6.实现采购商务过程的电子化和透明化

结合目前各大企业集团推行的ECP电子商务平台推进实施，全面梳理从采购申请、采购执行、合同签订及供应商管理等采购工作流程，逐步实现采购流程标准化采购资源集约化、采购工作电子化，使采购工作过程受控、全程在案、结果公开、永久追溯;通过目前电子商务平台实现对供应商的统一管理;规范采购管理授权，实现所有采购申请的电子审批流;所有采购过程都实现可追溯，做到采购全过程中文件和记录，做到所有采购工作都有章可循，有据可依。同时，为企业的经营和管控提供，有利可靠的数据。