医院档案管理工作的现状与思考

医院档案管理工作的现状与思考

医院档案管理工作是医院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础性工作。当前，医疗改革日益深化，档案管理工作面临新的机遇和挑战。本文结合医院档案管理工作实际，通过调查了解医院档案管理的现状，提出了一些思考，旨在对于医院档案管理工作的发展起到一定的促进作用。

一、医院档案管理工作现状堪忧

医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录。是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。

随着现代化信息的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视。尽管如此，医院档案管理工作仍存在诸多问题，无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应。

1、档案管理制度不完善、事倍功半

通过走访，了解到大部分医院对纳入档案管理的内容没有明确的要求或统一的管理标准和模式，也没有制定统一的立卷归档制度。各医院根据自己的理解和实践在进行管理时，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。有的医院没有把档案工作纳入目标管理考核方案中，致使档案收集效率不高，档案不齐全，出现问题的时候束手无策。

2、档案意识不强，档案利用率较低

大多医院领导只注重医院医疗建设和经济效益。对档案管理方面的认识较淡薄，认为档案工作可有可无，而忽略了医院发展的连续性和历史资料的完整性。有的医院领导班子变换频繁，只抓眼前医疗工作而忽视了对医院长远发展有利的档案管理工作。造成医院档案信息资源开发不足，导致档案利用率不高。

3、档案管理人员业务水平不高

在医院管理中，只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，尚未将提高档案管理人员的素质纳入计划和要求，大部分档案管理人员专业出身较少，知识面较窄、学历偏低，有的是兼职人员，甚至于有些档案管理人员是从其他的岗位转调过来的，致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。

4、档案管理分工不明，多头管理

由于历史的原因和医院行业管理的要求，档案管理类别不明，医院综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、房产档案和部分实物档案、音像档案等，而医疗文书档案、x线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案、会计档案、医疗卡盟http://www.ahsrst.cn转zeow设备档案等都分属各个科室分散管理，形成了多部门管理档案的格局，不利于档案的完整和安全。

5、档案管理设施不全，档案现代化管理水平不高

随着医院的快速发展和规模的不断扩大，医院档案的种类和数量也在不断增加，这就在一定程度上给档案管理工作增加了负担。但目前大部分医院存在着档案库房不够规范，档案管理设施不全，档案设备比较陈旧、管理技术落后等问题，制约了医院档案管理工作的发展。

二、改进医院档案管理工作的思考

1、加强领导，增强档案意识

领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是档案实现科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传医院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与医院日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。

2、健全档案管理制度，规范档案管理行为

档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据相关法律法规，结合本单位档案工作实际，逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案工作的每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束。

3、加强档案人员培训，提高档案管理人员素质

提高专、兼职档案管理人员的业务水平，创造条件吸引和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才，同时加强对现职人员的业务培训，或聘请专家讲学，或派出人员参加学习班、学位班。鼓励自学，把学习情况与人员的晋升、聘任挂钩。

4、解放思想，更新观念，提高档案开发利用率

档案管理不能只停留在收集整理和保管阶段，要确立以利用、服务为中心的业务指导思想，重视研究如何提高档案为医院建设与发展服务的效益，要从被动坐等上门的服务方式，逐步走向主动开发档案信息资源，努力开拓档案利用的新途径。

5、适当投入，强化档案室的硬件建设

根据医院的具体情况，逐步配备计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备，并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况，提高效率。具备条件的医院，可以将档案目录和部分内容纳入局域网，利用网络系统加强各部门之间、院际之间的资源共享，沟通档案信息，以满足医疗、教学、科研等多方面的需求，从而推动医院各项事业的发展。

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综上所述，做好新时期医院档案管理工作要从多方面下功夫，不仅档案收集要全，档案保管上要严，档案利用上更要做到使利用者满意，以促进医院平稳快速健康可持续发展。

对医院基建档案管理工作的思考2017-05-12 06:02 | #2楼

作为医院基本建设的真实记录和反映，医院基建档案对医院的建设发展具有重要意义，是医院的建设发展的重要参考依据。做好医院基建档案管理工作为医院的后续建设、维修、改建和扩建提供重要的参考依据，为医院的发展和建设提供了重要的发展基石。

一、医院基建档案的重要意义

（一）基建项目基由基建档案得以真实反映

在医院的发展过程中，其基本建设项目在建设时期，会形成具有保存价值的文字、图表、以及声像材料等，这些材料是医院工程建设活动的真实记录，是医院建设发展的一手资料。期刊中心采编网本文记录医院基建档案将医院基本建设项目真实反映出来，通过基建档案，医院管理部门可以清晰地了解到医院在各个阶段和时期的基本建设情况，以及其发展历程，为后续医院建设的规划和管理提供重要的参考依据，是医院基本建设发展的重要基石。[1]

（二）医院基建档案是为医院建设发展提供依据

医院基建档案在医院的发展中具有重要的现实意义。在医院建设中，完整全面的基建档案尤其是在医院基建过程中形成的图纸档案对医院建设的发展、维修、改建和扩建等工作的开展都有重要的作用，为医院建设的发展、维修、改建和扩建等工作提供重要的参考信息。如我院在放射机房改建过程中，由于放射机房的改建一方面对土木建筑工程的要求较高，另一方面对机房的放射防护要求也较高，而相关的基建档案为机房改建提供重要的参考依据，对机房的放射防护以及加固改建都起到重要的参考作用。[2]

二、医院基建档案的特点

医院基建档案是医院基本建设历史和现状的直接反应，统筹于医院建设的规划、建设和管理工作。作为医院管理工作的一部分，医院基建档案管理具有特殊性显著、技术性强、多套制和经济性高的特点。[1]

（一）档案管理求较高

医院基建档案是对医院基本建历史与现状的真实记录。期刊中心采编网本文记录与其他档案不同的是，医院基建档案的文件主要涉及医院建筑物、构筑物、地下与地上管线等建设和管理过程中产生的文件。文件形式多样，除图表、图纸外，还有各种建筑技术的文字资料。由于档案记录形式不一，数据复杂，给医院基建档案管理带来诸多不便。再加上医院基本建设过程复杂，且工期较长，这也使得医院基建档案管理增加了难度。鉴于此，要做好医院基建档案管理就对档案管理者提出了较高的要求。[3]

（二）技术性强

由于医院基本建设中涉及建筑学以及其他学科的诸多专业知识，因而使基建档案显现出较强的技术性和专业性。但目前医院基建档案管理工作者里面少有基建所涉及的专业人才，很多档案管理者对档案不了解，使得档案在记录、管理、分类和归档中出现诸多问题。

（三）多套制

一项基建工程档案一般包括可行性研究任务书、设计基础材料、设计文件、建设文件、工程管理文件、施工图纸、竣工图纸等内容。而参与基本建设的部门在基本建设中都起到不同的作用，每个部门都需要对基建档案进行保存，以便工作的开展，所以针对诸多参与基建工程的部门都需要备案，采取了多套基建档案保存的方式。

三、期刊中心采编网本文记录医院基建档案管理中的问题

（一）档案管理机制不健全

目前由于医院对基本建设档案管理缺乏足够的重视，档案管理机制不健全，缺乏严格的约束和调控机制。再加上档案管理人员不够专业，对档案管理敷衍了事，往往造成档案资料不全，档案内容不详实，甚至造成许多重要的证件和图纸的缺失，为医院基本建设带来巨大的损失。[4]

（二）档案管理与建设落后

虽然计算机网络技术不断应用与档案管理中，但是由于很多医院对基建档案管理缺乏足够的重视，致使在医院基建档案管理中，这方面的技术缺乏，同时档案管理人员知识陈旧、管理手段单一、管理设备老化，使医院基建档案管理与建设远远落后与其他建设，制约了医院基建档案现代化发展。

（三）档案管理量质低

档案管理的质量是档案管理人员综合素质的直接体现。期刊中心采编网本文记录但目前医院基建档案管理人员由于知识单一，知识水平较低，专业能力较弱，导致医院基本建设中的文件在采集、整理、编制、归档中存在很多问题，使医院基建档案管理质量低下。

（四）档案查阅不便

由于医院基建档案管理人员业务素质与知识水平总体较低，导致很多档案分类、整理不当，资料不系统、不完整，资料不规范，而一旦需要档案资料时，对其查阅相当困难，给档案使用者带来极大的不便。

四、完善医院基建档案管理的措施

（一）提高档案质量

在收集档案材料过程中严把质量关，要求参与工程建设部门的工程建设的档案必需完整准确，对所有工程建设中形成的有效资料都要严格按照《城建档案归档条例》及《医院档案归档条例》进行系统整理，从而从源头把好档案材料的质量，为基本建设部门提供高质量的一手资料。[2]

（二）完善档案归档和管理制度

基建档案管理要做好，就要好的管理方法来约束。期刊中心采编网本文记录由于医院基本建设中形成的记录、材料的累积和档案的归档在基建档案管理中占据重要位置，是医院基建管理的核心环节，其管理应和基本建设规划和部门管理放在同等重要的位置上，将基建档案管理责任落实到具体的工作人员身上，要确保基建档案的真实性、完整性和系统性。在基建档案管理中应将工程项目与档案管理统筹起来，使之同步进行，将基本建设与档案形成、累积、审定相协调，使工程建设的竣工和基建档案的验收一致，验收合格方可移交档案室，档案室要对竣工图纸等材料复制一份，同时还需光盘图纸。[5]

（三）提高档案管理科学水平

医院基建档案管理中最核心的是对人的管理，首先要针对档案人员进行专业的业务培训和职业道德培训，提高档案管理人员的业务水平及职业道德素养，使其在档案管理具体事务中熟练运用各种技能对档案进行整理归档，对档案管理工作中的各个环节严格把控，确实担当起档案管理的重担，提高档案服务水平。其次，医院基建部门要确实担起职责，认真对待基建各项工作的档案，实行制度管理和统一管理。在此，要完善档案管理的各项机制，使档案管理有严格的制度约束，从而提高档案管理的科学水平。

（四）实现档案管理现代化

随着计算机网络技术的飞速发展，该技术已应用到社会的各个领域。期刊中心采编网本文记录目前医院档案管理设备陈旧、管理手段老化，针对这一问题，医院管理部门应重视医院基建档案管理工作，加大对基建档案管理投入，实现档案管理网络化、数字化，为档案使用者在查阅时大开方便之门。

五、结语

基建档案作为医院基本建设的真实记录和反映，是医院工程建设项目的重要组成部分，为医院的后续建设、维修、改建和扩建提供重要的参考依据，为医院的发展和建设提供了重要的发展基石。在医院基建档案工作中，要注意把握好档案的完整、全面、系统和准确，使基建档案在为医院发展服务过程中充分发挥其重要的参考价值。