在中心综合行政文秘培训班上的讲话

在中心综合行政文秘培训班上的讲话

在中心综合行政文秘培训班上的讲话

同志们：

今天，我们在这里举办**管理中心综合行政文秘培训班，主要目的是结合新形势下综合行政文秘工作的特点，抓培训、增素质、促合力，造就一支品德好、作风硬、能力强、业务精、善创新、会干事的高素质综合行政文秘队伍，全面提升综合行政管理及服务水平。这既是一次宝贵的充电学习机会、也是文秘工作人员难得的一次交流，希望大家好好珍惜这次学习机会，充分认清这次培训的重要性和必要性，端正学习态度，严格自身要求，集中精力，认真学习，共同进步，利用这一有力时机，力争使自己各方面的素质都有一个较大的提高，为今后的工作打下一个稳固的基础。

综合行政部门担负着上情下达、下情上传、对外沟通和后勤服务等繁重工作，处于协调各职能部门及各基层所站、连接领导和基层的枢纽地位，是一个单位的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。所以，我们广大文秘人员不仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的坐标，还要具备广博的理论与业务知识，懂得一系列艺术的工作方法和工作技巧，才能更好地做好综合行政文秘工作，才能发挥出作为文秘人员应有的作用。今天是开训的第一天，借此机会，我就综合文秘工作谈几点意见，对这次培训提几点要求，既是同大家集体谈心，也是开训动员。

首先，大家要明白综合行政文秘工作是做什么的？要怎么做？怎样才能做好？其次，大家要知道综合行政工作在一个单位所发挥的作用；再次，大家要懂得综合行政工作要遵循哪些原则。接下来，我就这几个问题谈谈我个人意见。

一、明确任务，增强工作的主动性

综合行政文秘工作是以"三务""四办"为基础的工作。即参与政务、处理事务、搞好服务和办事、办文、办会、办信（电）。综合行政文秘工作的主要任务概括而言就是：服务一个中心，履行两大职能，按照"三化"要求，实现四大转变，做好五项工作。

（一）服务一个中心：即以服务领导为中心。这是综合行政文秘工作的从属性、辅助性本质决定的。领导工作涉及到哪里，它的工作范围就延伸到哪里，并以此为中心，尽可能为领导、机关、基层提供各种优质、高效的服务。

（二）履行两大职能：即办事和参谋两大职能。办事职能是直接协助领导管理、处理具体事务，这是综合行政文秘工作的基础职能任务；参谋职能是为领导机关决策活动提供有关的信息、咨询和建议，增强决策的科学性，这是综合行政文秘工作的深层职能任务。

（三）按照"三化"要求：一是"规范化",即综合行政部门的工作标准，工作程序都要符合一定的规格、格式；二是"制度化",即要制定综合行政文秘人员共同遵守的行动准则，以严密的制度对文秘工作的各个环节进行有效制约；三是"科学化",即要遵循文秘工作的客观规律，寻求最优工作方法和最佳工作程序。

（四）实现四个转变：一是从注重办文办事转变为既办文办事，又出谋划策、议大事、懂全局、管本行，使办事办文办到实处，参谋工作参到点子上；二是从收发传递信息转变为综合处理信息；三是从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；四是从被动服务转变为主动服务；发挥主动性、创造性，提高工作预见性、有效性，创造性地开展工作。

（五）做好五项工作：一是根据上级部门的决策、意图和中心工作起草工作计划、总结和报告，拟定各项管理制度；帮助领导起草讲话稿或讲话提纲。二是做好领导办公会议、综合性会议的准备工作。三是开展调查研究工作，检查、了解所属业务部门贯彻执行领导决议、部署的情况。四是全方位收集、整理信息，为领导决策提供准确信息来源。五是做好政策落实的督办工作，及时反馈督查情况，确保工作事事有着落，件件有回音。

二、发挥作用，提高工作的能动性

综合行政文秘工作主要是协助领导处理文件、掌握信息、研究制定政策、办理日常事务等，其性质主要是辅助性的，是领导的参谋和助手，在领导工作中起着十分重要的作用。综合行政文秘工作的作用，大致分为枢纽作、助手作用、参谋作用、协调作用和窗口作用。

（一）枢纽作用

综合行政文秘在领导工作中起着承上启下、联系内外、沟通左右的枢纽作用。枢纽作用能否充分发挥，取决于两个方面：其一，文秘工作不能仅仅停留在"传达"上，必须对信息进行综合加工处理。其二，文秘工作的枢纽作用是否充分发挥还取决于是否理顺纵向横向的各种关系，是否采取科学的管理方法。

（二）助手作用

文秘工作的助手作用，是从它与领导工作的最直接关系上来说的，主要指的是为领导办事，具体体现在许多方面，如办文、办会、办信、接待等等事务性工作。助手作用能否充分发挥，直接影响到领导工作的正常运转，如撰拟文件，从起草到核稿要正确反映领导的意图，如果能及时准确地处理好各种公文，使领导从文山中脱离出来，就起到了帮助领导工作正常运转的作用。充分发挥文秘的助手作用可以创造条件让领导集中精力抓大事，提高领导的工作效率。关键要不断提高工作的主动性、预见性，要克服那种以为文秘工作就是完成领导交办任务，凡是领导未直接交办的事就不用办的片面认识。

（三）参谋作用

体现在综合行政文秘工作的各个方面。最突出地体现在对领导决策的辅助工作上，做好决策前信息收集，提出建议和办法；在决策中提出调整、补充意见；在决策后收集反馈意见，及时总结经验等。参谋职能的发挥是建立在日常办事工作的基础上的，同时为领导工作提供咨询服务，及时提供领导需要的各种资料信息，提供各种咨询建议。

（四）协调作用

一是综合各方面的进展情况，为领导掌握全局提供条件；二是协调各职能部门的工作计划和节奏；三是协调本单位和外单位之间的关系；四是协调人际关系，包括上下左右内外的人际关系；五是协调处理日常事务工作，如会议组织、车辆安排等。文秘的协调工作具有重要的促进全局健康的意义，因此，作用是否得到良好发展，也是衡量秘书工作好坏的一个重要标志。

（五）窗口作用

人们往往把综合行政文秘看成是代表领导和单位的。因此，文秘工作者的形象如何、工作状态如何、作风如何，直接影响到人们对领导的印象和评价。因此，综合行政文秘人员要注意自身的修养，在各项工作中起表率作用，培养良好的工作作风。

三、把握原则，强化工作的自觉性

文秘位居领导"近身",承担辅佐领导工作的种种责任，这就决定了文秘工作的基本原则是：尽职不越权、尊重不奉承、补台不拆台、服从不盲从、沟通不闭塞。

（一）尽职不越权

主要有三层含义：一是把握好文秘工作发挥作用的"边界",明确秘书工作的职责。既要反对自以为是，固执己见，干扰和影响领导工作的决策；又要反对对问题轻率表态，以"二首长"自居而发号施令等越权倾向；也要反对唯唯诺诺、明哲保身、消极怠工等失职行为。二是把握好文秘发挥作用的"适度点".这集中体现在辅助领导决策，文秘应该不管其决策同自己原先提供的决策草案是否一致，都要无条件贯彻并实现领导意图，否则，就是"越权".三是把握好文秘的职业身份特征。文秘作为领导的助手、参谋，必须选择好与之相适应的语言表达和行为方式，说话得体，行为得当。

（二）尊重不奉承

理顺与领导的关系，是文秘人员需时时注意、处处谨慎的事情，也是表现工作艺术的地方。总的原则是以事业为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，对不同领导的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、协助。在与多位领导相处时，一定要顾全大局，尽力维护领导班子的团结和威信，不能从感情出发、看人行事；也不能表现出靠近谁、疏远谁，听从谁、不听从谁的行为；更不能当甲领导面吹捧乙领导，当乙领导面吹捧丙领导等。要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。

（三）补台不拆台

文秘人员怎样在多位领导之间当参谋、搞协调？首先，心里要有一杆平衡秤，要一视同仁，不论哪位领导安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣出发不一样。在多位领导者面前，不论是在思想感情上，还是在行为活动上都不能产生倾斜度。其次，领导之间产生分歧时，只能被动地双向地劝慰、弥合、消除，不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者保持沉默。本着工作上的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做，这比什么都重要。不能站在一边，冷落一边，更不能为某一边提供反对另一边的材料，对某领导进行挖角、拆台，扩大分歧，加深矛盾。

（四）服从不盲从

综合行政文秘工作是上情下达、下情上传的枢纽，有调度、协调、综合加工的作用。文秘人员处在这样一个重要位置，就得和领导拉一套马车，按领导者的意图前进。但是，服从并不等于盲从和不加分析地附和。"分析"有两层意思：一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心；二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。按领导者的意见办事，也只能是执行正确的意见，对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为，不仅不能办，还要坚决抵制和反对。

（五）沟通不闭塞

综合行政文秘工作起着上下联通、左右疏通的作用。因此，领导与文秘人员双方的有效沟通至关重要。两人之间要建立一种可以"对接"的工作语言。一是文秘要能准确把握和理解领导的意图和思想，即解决"听懂"的问题；二是文秘要能够及时向领导提供他最为关心的信息，即解决"回答"的问题，这就需要文秘人员注意培养自己的政治修养和政策水平；三是要重视反馈，文秘人员要肩负起督促、跟踪领导批示和指示的责任，并随时向领导反馈进展情况，以便领导心中有数；四是想领导之所想，急领导之所急。当前的中心工作是什么？亟待解决的问题有哪些？解决问题的切入点在哪里？只有了熟于心，才可做出相应准备，从而使自己的工作具备超前性和预见性，真正成为领导的参谋助手。

总之，综合行政秘书工作不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个单位的工作带来被动或造成损失。也就是说，综合行政秘书工作开展得如何，将直接制约和影响着全局各项工作的开展和各项任务的完成。只有增强全局观念和协调能力，自觉履行岗位职责，积极、主动、创造性地做好本职工作，才能不断提高工作效率，按时完成上级交办的各项任务。

接下来两天的课程，是我们中心与***、***多次沟通，商讨出的精品课程，可以说是对症下药的会诊，也是我们文秘人员破茧而出的聚变，能不能完成好这次培训任务，达到预期效果，对于在座的各位都是一种考验，希望大家坚定信心，振奋精神，紧密结合工作实际，真正将理论与实践相结合，根据当前开展的"两学一做"活动精神，学出效果，做出成绩，以良好的精神面貌和培训成效为中心的综合行政工作添砖加瓦。具体要求如下：

一、端正学习态度，把握进步机会

举办这次培训班，得到了***、**及交通干部学院相关领导和同事的鼎力支持，学习内容也是相当丰富，但是由于名额有限，只有在座的各位参加此次培训，可以说是机会难得，因此，大家一定要十分珍惜这个机会。首先，要从思想上端正态度，摆正参加培训的出发点，把搞好培训作为提高自身素质的有利途径，以不辜负领导和同事对你们的期望和信任，不浪费别人求之不遇的良机。其次，要切实静下心来，把精力集中到培训工作上，大家来到这里的主要任务就是培训，从现在开始，一切工作都必须围绕培训来开展，绝不能身在曹营心在汉，不得有三心二意、得过且过的思想。再次，要始终以饱满的热情和积极的态度进行学习，培训工作其实不是有的同志想的那么轻松、简单，理论与实践要相结合，要用耳朵去听、用脑袋去思考、用笔去记、用心去体会，因此，在学习中大家要克服得过且过、学而不思的诟病，大家要知道自己缺什么？该补些什么？要始终保持勤学善思的心态，为做好这次培训奠定良好的思想基础。

二、认真参加学习，掌握过硬本领

大家来到这里，目的只有一个，就是要学到过硬的本领，以便更好地开展综合行政文秘工作。要达到这个目的，只有通过刻苦的学习来实现。那么，怎样搞好培训呢？我认为不外乎从这么几个方面入手：一是要脚踏实地。综合行政文秘培训是一想系统的技术学科，必须从基础学起，循序渐进，因此，绝不能好高骛远，眼高手低，有急于求成的思想，要一步一步打基础，扎扎实实求提高，要结合自己的工作实际，给自己定个学习标准。二是要认真刻苦。掌握一门本领没有别的诀窍，最重要的就是一个"勤"字，勤能补拙，熟能生巧，尽管每一个同志的基础不一样，文化水平不一样，但只要你在学习上付出了辛勤的劳动，就能够获得实实在在的成果，因此上课时要认真做好笔记，课后要重温课堂要点。三要是谦虚好学。谦虚使人进步，保持一份谦虚的心态，是促进我们在学习上不断进步的润滑剂。特别是作为基层一线综合行政文秘人员，大家在学习上一定要不耻下问，多开动脑子，多抛开面子，既要主动向老师请教，也要善于向同事学习，通过相互间的学习交流，取长补短，共同提高。

三、统一听从指挥，遵守规章制度

这次参加培训的学员，来自中心各单位、各部门，有各管理处综合部负责人、也有中心机关办事员，有综合文秘人员、也有一线所站办事员，但到了培训班，就是这里的普通一员，从现在起，大家都要自觉摆正自己的位置，以一名普通学员的标准和要求严格自律。一要坚决服从培训班的统一管理。要坚决克服临时观念，自觉遵守课堂纪律，严禁迟到早退，无特殊情况，不得请假，做到一切行动听指挥。二要认真遵守各项规章制度。要严格遵守国家法律法规和学校的规章制度，做到自警、自省、自重、自律，不该去的地方坚决不能去，不该做的事坚决不能做。三要坚持发扬优良作风。要把大家在本单位好的作风和精神面貌带到培训班来，做到尊师重教，服从领导，团结同志，珍惜友谊，树立单位和个人的良好形象。

以上是我对参训人员提出的几点希望，我相信大家都能够自觉遵守，齐心协力把这次培训任务完成好。

最后，祝大家身体健康，学有所成。预祝培训工作取得圆满成功！

谢谢大家！