ERP系统环境下企业内部控制风险及防范策略研究

ERP系统环境下企业内部控制风险及防范策略研究

ERP系统属于企业资源管理系统的范畴，在该系统作用下，企业能提高各方面的管理效率。本文总结了ERP系统对企业内部控制的作用，并从增强风险防范意识、健全管理制度、加强业务流程控制、加强系统安全维护、构建内部监督管理机制和建立内部控制评价体系等方面，论述了ERP系统环境下企业内部控制风险的防范策略，旨在为相关研究提供借鉴。 0     引 言 随着网络技术的不断普及，互联网在人们生活和工作中得到了全面应用。目前，ERP系统成为企业信息化建设的主体部分，被企业广泛应用，为企业内部管理带来了很多机遇和挑战。ERP系统作为信息管理平台，可以成为企业制度推广的有效工具，不断提升内部控制管理的水平。 1     ERP系统对企业内部控制的影响 1.1   控制环境 在互联网的辅助下，企业可以有效掌控内部资源和信息，提高移动办公效果，突破时间和空间限制，随时随地处理各种信息，让各个部门实现信息共享。此外，ERP系统具备很强的分析和预算处理功能，可以帮助企业整合各种资源，在优化资源配置的同时，提高资金使用效率。因此，企业应根据自身发展情况，制定合理的预警机制，并根据内部实际库存制订科学合理的采购计划，避免出现材料大量堆积等问题，影响资金使用率。 1.2   信息与沟通 在ERP系统的作用下，互联网可以帮助企业在各个流程和环节上实现高度一体化操作，相关工作人员可以借助ERP系统获取自己想要的信息，在优化传统信息环境的同时，解决企业内部信息交流不畅等问题，提高信息流动率。此外，很多跨区域经营企业在应用ERP系统的过程中，可以将各个分公司信息和资源等内容集中在一起，构建出完整的信息平台，合理应用资源，提高资源使用效率。上级部门可以借助ERP系统，对各个分支机构进行内部控制操作，做好事前和事中控制，最终全面优化企业的发展环境。 2     ERP系统下企业内部控制风险的类型 2.1   系统设备的控制风险 在ERP系统的运行过程中，设备是不可缺少的重要因素。因此，相关工作人员要合理把控设备系统的安全风险。总的来说，设备安全风险主要来自自然灾害和人为因素。如果企业在发展过程中不重视设备风险，没有实施相关预防机制，在事故发生后，企业便不能在第一时间内做出应急反应，最终损坏设备。ERP系统属于管理媒体范畴，具备先进的思想，可以维护管理内容。ERP系统依赖先进的计算机软件，如服务器分布式结构、多数据库集成、电子数据交换等。在计算机病毒的威胁下，人们在开展风险控制工作的过程中，并不具备良好的主动权，导致ERP系统容易受到风险影响，数据质量和安全度严重下滑，也正是由于存在上述问题，企业内部控制的有效性将会受到严重影响。 2.2   管理部门内的控制风险 在ERP系统作用下，传统企业金字塔式管理结构将会朝着扁平化方向发展。企业传统管理方式主要以多层次、严格指令等形式为主，但在扁平化管理模式出现之后，控制并不与权力等同，而以维护企业健康发展为主。在此种情况下，企业发展对内部组织结构、领导风格等均提出了新的要求。此外，企业在实施内部控制手段的过程中，职责分离是其中的一种重要形式，主要实施目的就是避免内部人员出现徇私舞弊等问题，给企业带来严重的经济损失。在ERP系统中，倘若企业没有有效分离相关工作人员的职责，部分人员便可以随意进入其他数据系统，甚至还可以修改或删除数据信息，不利于企业的长远发展。 2.3   信息传递的控制风险 信息传递指企业可以借助ERP系统，实现网上采购和财务系统等无障碍沟通，由工作人員将相关信息转移到ERP系统上，最终确保物料采购等管理一体化发展。在后续过程中，各种财务信息数据也由工作人员导入ERP系统内部，借助系统处理将其转换成文件形式。在此过程中，可能出现很多风险，如工作人员在输入数据时可能出现错误，进而导致整个系统数据受到影响，如果重新输入必然会浪费工作人员的时间，工作效率也会大打折扣。此外，在各个系统连接过程中，也可能出现一些问题，降低ERP系统的应用效率。 3     ERP系统环境下企业内部控制风险的防范策略 3.1   增强风险防范意识 企业管理人员和企业工作人员应该增强风险防控意识，借助合理的风险评估模式，全面强化ERP系统环境面临的风险，并构建出有效的风险防范预警机制，确保ERP系统可以长期处于稳定运行的状态下，维护企业合理化开展内部控制工作。此外，为了强化企业其他工作人员的风险意识，企业领导者可以邀请相关领域的研究专家到企业开展员工培训工作，引导他们对ERP系统环境下可能出现的风险进行全方位认知，从个人做起，做好不同风险的有效防范。最后，企业还可以将各个部门当作一个整体，进行不同程度的风险自查工作，这样一来，企业不仅可以早日挖掘内部风险，还能进一步强化工作人员的风险意识，维护企业的稳定发展。 3.2   健全管理制度 随着ERP系统应用的不断深入，企业需要做好管理制度的健全工作，从而有效划分不同部门之间的权利和责任，避免企业内部出现工作人员徇私舞弊等问题，减少企业不必要的经济损失。此外，借助权责分类，明确各个部分负责人的权利和责任，相关领导者也可以根据实际情况，通过ERP系统合理修改管理人员的权限，并通过实时数据监测和权限设计，避免无关人员与企业核心数据接触，从而更好地保护企业核心数据。 3.3   加强业务流程控制 为了全面控制ERP系统环境下的各项管理风险，企业除了做好内部业务流程控制之外，还要凸显一些控制项目，实施重点控制。在ERP系统实际应用过程中，主要涉及步骤有3个，即输入控制、处理控制和输出控制。首先，输入控制可以通过相关约束条件设计，展示整个输入过程的完整性特，有效降低风险系数。其次，在输入控制上，主要明确权限管理内容，并做好操作记录，避免相关风险乘虚而入。最后，站在企业整体发展角度来说，ERP系统环境下的企业业务流程管理，存在很多系统性风险内容，为了避免企业发展受到严重影响，各个管理人员需要重视业务流程风险，并结合评估、审核等操作，完善风险维护措施。 3.4   加强系统安全维护 想要确保ERP系统运行更加完善，网络技术的支持必不可少。因此，各个企业可以将网络安全维护措施和ERP系统相结合，避免网络环境出现漏洞。首先，企业可以安装网络管理软件，有效监督和监控企业内部环境，并借助信息过滤等途径，阻挡网络中的各种攻击手段，保证整个ERP系统环境处于良好状态。其次，如果ERP系统已经和计算机实现完整性融合，工作人员需要在权限管理问题上下足功夫，一定要避免出现越权管理、不明软件安装等问题。最后，相关部门还要做到ERP系統应用和操作培训，最终全面降低操作风险的发生概率。 3.5   构建内部监督管理机制 各个企业可以借助合理构建的内部监督管理机制，有效监督和管理企业内部控制，降低企业内部控制风险。在整个ERP系统应用环境下，想要确保企业内部监督管理机制更加完善，可以借助审计管理工作来实现，并借助各种业务流程，完善内部环境和风险评估工作。在执行相关审计程序上，工作人员要全面控制工作，不能出现任何遗漏，只有这样，才能保证企业内部控制工作发挥出更好的效果。 3.6   建立内部控制评价体系 为了降低ERP系统环境下企业内部控制风险，除了合理开展控制工作之外，企业还要构建科学合理的内控控制评价体系，并将其作为开展后续工作的基础，展示企业内部控制情况和效果。同时，各个管理人员还要根据实际评价结果，有序调整风险防范策略，确保整个企业内部的风险防范体系始终处于最佳状态，维护企业的长期稳定发展。当ERP系统的各项评价指标出来之后，企业还需要深入研究和分析这些数据信息，分析可能存在的潜在风险。此外，ERP系统自身的柔性很差，如果不将内部控制工作中的关键点展示出来，将很难发挥系统的优势。因此，除了日常应用之外，企业还需要深入了解ERP系统的自身特点进。 4     结 语 ERP系统具备很强的现代化特点，可以完善企业内部控制系统。各个企业在完善ERP系统的过程中，需要根据开展内部控制工作的实际情况制定合理的发展目标，全面优化各个部门的职能。此外，企业还可以通过加强监督管理提高经济效益。