董事长秘书日常工作

董事长秘书日常工作

　　董事长秘书听起来会不会有种一人之下万人之上的感觉呢?让我们一起来了解一下关于董事长秘书的工作吧，下面是学习啦小编为你整理的董事长秘书日常工作，希望对你有用!

　　董事长秘书的日常

　　一、处理董事长总经办日常工作事务

　　1、董事长办公室文件分类整理。

　　2、董事长办公室日常清洁卫生。

　　3、注重个人素质、着装形象，言谈举止，讲话时注意场合地点。

　　4、手机必须保持24小时开机，因公事随叫随到。

　　5、接听电话，谨慎妥当应答，必须做好电话记录。

　　6、董事长出差期间随行，并安排好吃、住、行的全部工作。

　　7、掌握好董事长的日常安排，做好接见访客预约及登记工作。

　　二、正式文件的处理。

　　1、汇总各部门的月工作所完成的下达任务完成的准确性。

　　2、起草、打印、登记和存档总经办签发文件。

　　3、收发传真，并及时交由总经办处理。

　　4、汇总各部门报销单等相关文件定时交由董事长签字确认。

　　三、组织安排及接见事项

　　1、协助的协调和工作任务下达的作用。

　　2、协助总经办对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系。

　　3、协调部门与部门之间的矛盾，并进行临时处理。

　　4、下传董事长下达的月任务目标及上传各部门情况、问题及意见。 行政部经理做好公司来宾的接待工作，并及时做好登记。

　　5、配合董事长处理外部公共关系，必要时出席适量的宴会应酬。

　　四、相关会议工作

　　1、跟进落实公司董事会总经办会议等公司会议纪要。

　　2、起草整理公司董事会会议材料，及开会前必要的布置准备工作。

　　3、做好会前准备工作。

　　五、根据部队的保密守则保守公司秘密。

　　六、董事长助理对各部门工作协调和工作任务下达的作用。

　　1、协助总经办对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系。

　　2、协调部门与部门之间的矛盾，并进行临时处理。

　　3、下传董事长下达的月任务目标及上传各部门情况、问题及意见。

　　以上是指国内企业董事长秘书的一般职能。

　　董事长秘书的含义和工作特征

　　董事秘书

　　对每一个上市公司而言，董事会秘书的身份特殊，同时又不可或缺。在上市公司董秘圈中，女性的身影逐渐活跃起 来，比例在近年来一直呈现稳步增多势头。尤其在2009年创业板开通后，80后董秘成批出现，走向前台。而更值得关注的是，在创业板上市公司的80后董秘中，女性的比例大增。据2011年的统计数据显示，女性约占到了一半。

　　在A股上市公司中，女董秘的比例近年呈稳步提高态势。以浙江为例，据统计，在浙江245家A股上市公司中(包括2013年12月19日新上市的浙能电力)，至少有57位女董秘(不包括以董事长或总经理身份临时兼任董秘职务者)，占比近1/4。梳理浙江女董秘群体的部分细节，或能管窥这一特殊群体的概况。

　　列入统计的57位女董秘，有近半都曾担任证券事务代表职务。她们平均年龄40岁，年龄最大的51岁，最小的只有29岁;年薪相差悬殊，最高达100万元，最低者仅9.8万元，平均年薪为32万元;以所持股份市值计，身家最高者超过6亿元，但仍有不少董秘没有任何股份。

　　职业特征【(一) 秘书的职业】

　　服务的直接性和稳定性，知识化和专业化，年轻化和女性化

　　【(二) 秘书日益成为现代社会急需的软人才】

　　秘书是“软人才”中的代表之一。，秘书的职业通道很长，中国加入WTO，为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。

　　董事长秘书的工作特性，工作要求和工作职能

　　工作性质

　　(一) 秘书的根本性质——辅助性

　　辅助性是秘书部门天生的属性，是领导工作对秘书工作的必然要求，是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的。

　　(二) 秘书工作的特征

　　与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征：

　　1.中介性，秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。

　　2.直接性，秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上。

　　3.全面性，是体现在职能辅助的全面性上和过程辅助的全面性上。

　　4.服务性，人们把秘书工作比喻为“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，把秘书工作说成“没大没小，没完没了”。

　　5.被动性，秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职，秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。

　　6.潜隐性，秘书工作的潜隐性表现在三个方面：

　　活动名义的假借性

　　活动过程的幕后性

　　劳动成果的潜在性

　　7.机密性，关于这点，我们将在后面具体阐述。

　　5工作要求

　　主要可概括为“四个转变”和“六个要求”

　　(一) 秘书工作的“四个转变”

　　秘书工作“三服务”(为中央服务;为中央个部门和各省、自治区、直辖市服务;为人民服务)

　　秘书工作应该发挥“四个作用”(参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用)

　　实现“四个转变

　　1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策;

　　2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息;

　　3.从被动服务转变为主动服务：

　　4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，而这也是发达国家秘书工作的特点。

　　(二) 秘书工作的六个强调

　　强调调查研究工作，强调信息工作，强调信访工作，强调协调工作，强调督察工作，强调党务、政务服务工作

　　6工作内容

　　职能和职责的区别

　　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

　　(一) 秘书的职能

　　1.辅助决策

　　(1) 辅助决策的含义：在决策过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

　　(2) 辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

　　辅助内容的综合性，辅助时间的经常性，辅助环节的全过程性，(3) 辅助决策的原则

　　超前原则，定位原则，信息原则，谏诤原则

　　(4) 辅助决策的过程

　　协助领导确定目标，协助领导设计方案，协助领导评优选优，协助领导实施反馈

　　2.协调关系

　　(1) 协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

　　(2) 协调关系的特征

　　从属性，广泛性，间接性

　　(3) 协调关系的原则

　　政策指导，客观公正，平等协商，注重整体，灵活适度

　　(4) 协调关系的过程

　　摸清情况，找出症结，恰当协调，督促落实，检查反馈

　　3.处理信息

　　(1) 处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

　　(2) 处理信息的原则

　　及时性原则，保真性原则，适用性原则，预测性原则

　　(3) 处理信息的内容

　　历史信息，上级信息，内部信息，公众信息，社会信息

　　(4) 处理信息的过程

　　信息的收集，信息的加工，信息的传递，信息的反馈，信息的储存

　　4.办理事务

　　(1) 办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

　　(2) 办理事务的特征

　　综合性，服务性，繁琐性，突击性

　　(3) 办理事务的原则

　　被动中求主动，原则中求灵活，繁杂中求规范

　　(4) 办理事务的程序

　　自然程序，理论程序，指令程序，法定程序，技术程序，习惯程序

　　【(二)秘书的职责】

　　大致也有以下11个方面：

　　日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理)

　　接待事务(来访接待、安排服务等)

　　会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)

　　行政事务

　　信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等)

　　调查研究事务(搜集信息，提供可行性的方案供领导选择)

　　文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)

　　写作事务(各种文体的写作)

　　协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)

　　督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)

　　其他领导临时交办的任务